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La planeación de negocios y su gestión eficiente es un requisito para las ferreterías que, en la mayoría de los casos, son manejadas a la manera antigua. Un sistema ERP integra los principales procesos del negocio para un mejor control.

Vivimos tiempos en los que la economía no está en un buen momento, por lo que se requiere una adecuada planeación de negocios para enfrentar la crisis.

Las condiciones de mercado hoy nos exigen optimizar procesos, integrar funciones y cuidar la rentabilidad.

Las ferreterías, un pilar fundamental en el sector de la construcción, han venido dando pasos en la búsqueda de implementar herramientas que hagan más eficiente y rentable la actividad.

El sector ferretero juega un papel fundamental, teniendo en cuenta que son las encargadas de suplir los materiales necesarios para remodelaciones y pequeñas obras.

El modelo de negocio hace que miles de unidades se vendan en cantidades pequeñas (tornillería, materiales de pintura, tubería, entre otras).

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Foto: Oxana Melis en Unsplash

El manejo tradicional con controles manuales, sin integrar las diferentes áreas del negocio, genera importantes riesgos para su rentabilidad.

En virtud de esto buena parte de las ferreterías están implementando sistemas que permiten una mejor planificación de negocios y gestión.

Por consiguiente, los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) se perfilan como la mejor herramienta para el manejo eficiente de una ferretería.

De acuerdo con varias encuestas, cerca del 40% de las empresas que adquieren una solución ERP perciben un notable aumento en su productividad.

En este artículo revisaremos que es un ERP, cuál es su funcionalidad, ventajas y desventajas para lograr una mejor planificación de negocios en una ferretería.

¿Qué es un sistema ERP?

Los sistemas ERP son softwares que integran los diferentes procesos del negocio y los centralizan en un solo sitio.

Para una ferretería significa tener la integración de los procesos de compra, almacenamiento, ventas, facturación, contabilidad y recursos humanos en una plataforma única.

Hoy es frecuente tener de manera independiente softwares de facturación, control de inventarios, softwares contables y de ventas.

Muchas veces estos sistemas no son compatibles entre sí y no permiten integraciones ni compartir información. Esto genera reprocesos y duplicidad de labores.

Un sistema ERP deja atrás todos estos inconvenientes y permite una óptima planificación de negocios y procesos de gestión transparentes y en línea.

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Foto: Tumisu en Pixabay

Funcionalidades de un sistema ERP para ferretería

La gestión del negocio se facilita al integrar varias funciones y procesos críticos. Aplicado al manejo de una ferretería, las principales funcionalidades son:

Gestión de Pedidos: al hacer una integración en línea de las unidades vendidas y los saldos en inventario, puede alertar sobre la necesidad de reponer productos.

Sus funciones automatizadas e integradas pemiten que el sistema envíe ordenes de pedido a los proveedores cuando el inventario llegue a mínimos permitidos.

Este control de entrada y salida de productos evitará que haya rupturas de inventario con la consecuente pérdida de oportunidades de venta.

Gestión de almacenes e inventarios: permite un control 100% automatizado y exacto de los inventarios que hay en la ferretería.

Por lo tanto, el sistema hará una conexión con el histórico de rotación por cada referencia de productos, enviando alertas en casos de exceso o déficit de inventario.

Al optimizar el manejo de los inventarios evitará pérdidas por productos que no rotan adecuadamente o por productos faltantes que se dejan de vender.

Gestión contable y financiera: al estar centralizado todo bajo un mismo sistema, El ERP permite visualizar todos los movimientos contables.

Ingresos diarios, egresos, facturas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, cuentas bancarias, obligaciones tributarias, etc. Con estos datos la planeación financiera de los negocios se hace más eficiente.

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Foto: Austin Distel en Unsplash

Ventajas del sistema ERP para la planeación de negocios

Visión global del negocio: porque permite que el dueño de la ferretería controle todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo.

El almacenamiento de datos permite analizar la dinámica del negocio, variación en las tendencias de venta y comportamiento por producto.

Así mismo pueden asignarse códigos por cada vendedor de mostrador para evaluar productividad y desempeño.

Mejora la toma de decisiones: el tener un repositorio de datos e indicadores permite hacer análisis del comportamiento del negocio.

De esta manera se puede actuar de manera eficiente en todos los procesos y ajustarlos a las necesidades y políticas del negocio.

Con esto la toma de decisiones se hace basado en un análisis de todos los factores que afectan e influyen sobre el desempeño y los resultados.

Elimina duplicidades: al tener toda la información centralizada en una plataforma se está involucrando a las diferentes áreas en el manejo del negocio.

Esto permite asignar responsabilidades y roles específicos, eliminando diferentes fuentes de información y duplicidad de labores.

Esto se traduce en optimización del tiempo y la productividad de cada uno de los empleados y encargados de área.

Los costos y la seguridad son fundamentales en la planeación de negocios

En seguridad y costos un sistema ERP también ofrece valiosos beneficios para el negocio de las ferreterías.

Reducción de costos: los que no significa que se dejen de realizar gastos poniendo en riesgo la calidad de los productos y la buena imagen de la ferretería.

La reducción de costos es consecuencia de optimizar procesos, controlar recursos, hacer seguimiento y ajustes a la gestión y tomar decisiones oportunas.

Mantiene la seguridad de la información del negocio: la seguridad y los datos sensibles son la prioridad en todo momento. Restringir el acceso a ellos solamente a personas calificadas es muy importante.

El sistema ERP ayuda a resguardar toda la información de la empresa en un solo lugar, minimizando los riesgos de vulneración de bases de datos de clientes y proveedores.

Adicionalmente pueden detectar amenazas de filtración o robo y prohibir el acceso a personas no autorizadas, así como crear copias de seguridad.

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Foto: FLY:D en Unsplash

Integración de clientes y proveedores: esta es una de las más grandes ventajas que ofrecen los sistemas ERP.

Permite gestionar de manera eficiente las tareas y trámites relacionados con cada uno e integrarlas de manera que se optimicen costos y tiempos.

Automatización de actividades: la automatización simplifica procesos, eliminando registros manuales en áreas críticas como la facturación, la contabilidad y los inventarios.

Mejor el servicio al cliente: al gestionar todos los procesos del negocio de manera automatizada el cliente siempre va a encontrar lo que necesita.

El impacto sobre la imagen del negocio y la preferencia sobre los competidores es el beneficio más importante de la implementación de un sistema ERP en la planeación de negocios.

Algunas desventajas del sistema ERP

A pesar de los grandes beneficios de los sistemas ERP en la planeación y gestión de negocios, tiene algunas limitantes que limitan su acceso a algunas ferreterías.

Costos iniciales: la adquisición del software se puede percibir como una desventaja y una limitación inicial ya que suele tener un costo elevado.

Sin embargo, si se proyecta al mediano y largo plazo resulta ser una de las mejores inversiones que puede hacer una ferretería para su planeación de negocios.

Capacitación del personal: este sistema exige que todas las personas involucradas con los procesos del negocio sean debidamente capacitadas en el manejo de la herramienta.

El conocer todas las funcionalidades permite aprovechar al máximo sus ventajas. No obstante, hay que tener en cuenta que demanda tiempo, adaptación de la gente y algunas veces superar la resistencia al cambio.

Costo de actualizaciones: dependiendo del proveedor del sistema se pueden requerir actualizaciones que demandan costos adicionales, además de una nueva capacitación de personal.

Existen diferentes herramientas, dentro de los cuales la más conocida es ERP de Microsoft Dynamics 365 Business Central, conocida también por sus denominaciones anteriores Navision y Microsoft Dynamics Navision.

La planeación de negocios y su gestión eficiente es un requisito para el éxito. La implementación de un sistema ERP en la ferretería genera indiscutibles beneficios a largo plazo.